Kentrek Thuis in kennis en data

Kennis en kwaliteit

De combinatie werkproces en uitvoerder zijn samen bepalend voor de juiste invulling van kennismanagement binnen een organisatie. De praktische invulling van het containerbegrip 'kennismanagement' kan heel verschillend zijn, maar een procesgedreven aanpak biedt steeds voldoende houvast om te zorgen dat de werkzaamheden en resultaten effectief zijn en blijven.

Kennisscan en kennisgovernance

Met een kennisscan is de 'compliance' van de vakkennis binnen uw organiseren te beoordelen: is deze nog up-to-date?, voldoet hij aan alle gestelde (wettelijke) eisen? en is de kwaliteit voldoende?
Vakkennis die niet op orde is of verouderd, vormt immers een bedrijfsrisico dat u wilt vermijden. Een bestendige 'governance' van de kennishuishouding kan het risico van fouten en klachten en daaruit voortkomende aansprakelijkheid en juridische zaken beperken. De scan kijkt daarom ook naar de de beheersprocessen van een kennishuishouding: zijn die robuust en flexibel genoeg opgezet om veranderingen op te pikken en te verwerken?

Dekkingsgraad ?
Zijn er ‘blind spots’ in de vakkennis en wat zijn de (juridisch af te dekken) risico’s daarvan? De ‘blind spots’ kunnen velerlei oorzaken hebben, zoals vertrekkende medewerkers, flexibilisering van de arbeidsmarkt, uitbreiding van de dienstverlening. Ook is het mogelijk dat vergelijkbare ontwikkelingen bij uw afnemers ertoe leiden dat u bepaalde kennis van uw klanten voortaan eigenlijk zélf ook in huis zou moeten hebben.

Actualiteit ?
Is de kennis nog up-to-date ? Zijn er vaktechnische ontwikkelingen geweest die nog niet systematisch zijn verwerkt in formulieren, modellen, handboeken, checklists, procesbeschrijvingen, software of algoritmen?

Compliance ?
Controlerende instanties, toezichthouders of vergunningsvoorwaarden kunnen strenge eisen stellen aan de kwaliteit, compleetheid en actualiteit van de kennis binnen uw organisatie. Overtreding van de voorschriften of niet voldoen aan de gestelde eisen kan leiden tot strafbaarheid maar ook tot aansprakelijkheid ingeval van calamiteiten of fouten. Een tijdige check kan veel ellende voorkomen.

Risico-analyse vanuit de vakinhoud

De inzet van kennismanagement op de hierboven beschreven wijze heeft veel raakvlakken met risicomanagement en kwaliteitsbewaking. De kennisscan is in feite te beschouwen als een ´op de inhoud toegespitste´ variant daarvan.

Aanwijzingen voor onvolkomenheden in een kennishuishouding zijn:
- lange wachttijden, klachten of juridische kwesties
- fouten en aansprakelijkheidsgevallen, grote aantallen 'reparatie'-acties
- overbelasting van backoffice en experts binnen de organisatie

Stuk voor stuk bedrijfsrisico's die u liever vermijdt.

Privacy en persoonsgegevens beschermen

De GDPR is nieuwe eisen gaan stellen aan de manier waarop de organisatie privacybescherming heeft ingericht. De vanuit de GDPR voorgeschreven inrichting en besturing van de privacy-organisatie vormt een combinatie van een procesgedreven en een datagedreven benadering.

De processen als denkkader

Voor de opzet van privacymanagement en de privacy-organisatie vormen de processen binnen een organisatie een praktisch denkkader.

De procesview geeft zicht op:

• stakeholders en hun onderlinge rolverdeling
• het in kaart brengen van de logische (én wellicht minder logische!) gegevensstromen
• verdeling van verantwoordelijkheden
• data-minimalisatie, doelbinding en transparantie (wat doen we nu eigenlijk met de gegevens?, waar zijn ze precies voor nodig?)
• risico-analyse (welke operationele risico's in de bedrijfsvoering vormen ook een bedreiging voor de persoonsgegevens?)
• pragmatische en adequate beheersmaatregelen
  

De gegevens als denkkader   

Naast de proces view is ook de data view onmisbaar. Los van de logische  gegevensstromen, die het gevolg zijn van de operationele en besturingsprocessen, zijn de gegevens(stromen) in een organisatie in zekere zin ook autonoom. Om er zeker van te zijn dat alle stromen én opslagplaatsen van de gegevens in het vizier zijn gekomen is daarom ook een aanvullende analyse vanuit een data view belangrijk. Het dataperspectief vormt als het ware ook de overstap naar het privacyperspectief van de betrokkenen.

De data view toont - complementair aan de proces view - een beeld van:

• gegevensstromen en -opslagplaatsen
• typering van de gegevens
• data-minimalisatie, adequate bescherming, (informatie)technische beheersmaatregelen
• analyse en borging van datakwaliteit
• risico-analyse vanuit het privacyperspectief (onafhankelijk van de dagelijkse bedrijfsvoering).

Privacy governance

De hierboven besproken perspectieven vormen de basis voor de besturing en inrichting van een privacy-organisatie zoals de GDPR die vraagt. Beide perspectieven zijn van wezenlijk en complementair belang, zoals twee ogen dat zijn voor een goed gezichtsvermogen.

Een start vanuit de proces view ligt voor de hand bij het gaan opbouwen van inzicht in de bestaande situatie, de 0-situatie. Maar bijvoorbeeld het beschikken over een geavanceerde data mapping tool kan een goede reden zijn om juist te beginnen vanuit een gegevensperspectief.

Gecertificeerd

Kentrek heeft ervaring in proces- en gegevensanalyses en werkt op basis van de privacycertificeringen CIPP/e en CIPM en kennis over de actualiteit in standaarden voor informatiebeveiliging.
Kentrek is bovendien aangesloten bij WeLegal, een samenwerkingsverband van zelfstandig werkende juristen. Zo is Kentrek onderdeel van een flink netwerk, om desgewenst mee samen te werken om aanverwante juridische deskundigheid te mobiliseren.

Bibliotheek, modellenboek of website

Beheer van vakinformatie

Kentrek helpt bij het beheren van uw vakinformatie. Op projectbasis, om bijvoorbeeld iets op te zetten dat u daarna zelf kunt bijhouden. Of interim omdat er iemand ziek is of bij een vacature die u nog niet heeft kunnen invullen.

Kentrek kan helpen bij bijvoorbeeld:

• bibliotheekbeheer - het beheer van uw bibliotheek - interim of op projectbasis.
• eenmalig doorlichten van uw vakbibliotheek: kwaliteitsbeoordeling aan de hand van de vakstandaards. En zo nodig een plan maken om hem aan de actualiteits- en kwaliteitsnormen te laten voldoen.
• opzetten of beheren van uw specialistische vakkennis: handboeken, modellen, goede voorbeelden.
• vastleggen en zo behouden van cruciale expertise binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld bij vertrek of pensionering van een 'oude rot in het vak'.
• opzetten of beheren van pagina's op het intranet die bedoeld zijn om kennis en vakinformatie steeds beschikbaar te hebben.

Voor al deze voorbeelden is één uitgangspunt hetzelfde: het gaat om de inhoud. Heel veel wegen leiden naar Rome, als het gaat om het vastleggen van kennis en vakinformatie.

Bij het inventariseren, analyseren en vastleggen van kennis is vooral van belang vanaf het begin rekening te houden met de vragen:

• bij welke werkprocessen / welke gebruikers is de kennis in de toekomst weer bruikbaar?
• hoe vaak zal de kennis in de toekomst nodig zijn?
• hoe moet de kennis teruggevonden kunnen worden? Hoe zullen de gebruikers gaan zoeken?

De aanpak

Of het nu gaat om een bibliotheekcatalogus opzetten, ideeën over hoe u uw mensen kennis kunt laten delen of uitdenken van een intranet ...

Kentrek heeft ervaring en kan u erbij helpen. Dat kan op:

• op regelmatig basis
• als éénmalig project om een opzet te maken
• interim totdat iemand anders het weer overneemt
• of met het geven van advies hoe u dit het beste zelf kunt doen of waar u op moet letten.

Neem vrijblijvend contact op om samen te kijken wat voor uw organisatie zou kunnen werken.

Gegevensrenovatie

"Het veld Overig meet wat u niet weet"

De gegevensmodellen in de computersystemen van uw organisatie vormen de kern van de informatiehuishouding. Soms zijn ze als standaard meegeleverd met de software. Meestal zijn ze als maatwerk samen met u ontworpen en opgezet. Ze sloten precies aan op de informatiebehoefte die er toen bestond.

Vraag is of dat na verloop van jaren nog altijd het geval is. Het is mooi als u nog altijd dik tevreden bent met de bedrijfssystemen. Er is dan geen enkele reden om de informatiesystemen te gaan vernieuwen: niet alleen kosten maar ook veel moeite is zo te voorkomen. Maar voldoet het gegevensmodel ook nog altijd aan de behoefte? Vaak is het geen probleem om het gegevensmodel binnen de bestaande software-omgeving te actualiseren. De gegevens die worden vastgelegd sluiten dan weer beter aan bij de veranderde behoeften.

Sluit het gegevensmodel nog altijd aan op de behoefte?

• Voelt het systeem waarin u dingen vastlegt als een keurslijf?
• Worden de velden Overig of Diversen die wel érg vaak wordt gekozen?
• Wordt het veld Opmerkingen bij u ook zo vaak gebruikt om gegevens vast te houden?
• Is er wel eens overleg over het gegevensmodel?

Om goede Managementinformatie te kunnen beschikken is een actueel gegevensmodel onmisbaar. Gegevensmodellen zouden even dynamisch moeten zijn als de wereld om ons heen.

Daarom helpt Kentrek bij het doorlichten van gegevenmodellen. Wat is er verouderd? Hoe zijn de gegevens weer beter aan te sluiten op de veranderde werkprocessen? En wat heeft u nodig voor een effectieve sturing voor bijvoorbeeld marketing of innovatie?

Over Kentrek    

Kentrek verleent diensten op het gebied van kennis, data en privacy vanuit een ervaren blik op processen. De typering van het proces vormt de ruggegraat van de gegevens en de kennis die bij dat proces een rol spelen. Of het nu gaat om data modellering, privacy, kennismanagement of kwaliteitsbewaking: de basis voor gestructureerde aanpak ligt in het doorlichten van een proces, de gegevensstromen 'in en uit' en de context van infrastructuur, risico's en stakeholders.

Kentrek adviseert bij het maken van strategische keuzes. Door een gesprekspartner te zijn die oog heeft voor het vakmanschap van al uw mensen. Door te kijken welke vakinformatie die mensen bij de hand moeten hebben om hun werk zo goed en effectief mogelijk te doen.

Kennismanagement

Kennismanagement richt zich op beheer van kennis in al zijn vormen. De boeken in de boekenkast, de ordners op de boekenplanken bij de medewerkers, de gegevens in een computerprogramma. Alle vakinformatie, mappen met bewaarde artikelen of eigen aantekeningen die regelmatig worden geraadpleegd om op te zoeken hoe je iets ook alweer precies moet doen. Ook de onmisbare collega's waar je regelmatig binnenloopt om even iets na te vragen. Allemaal voorbeelden van informatiebronnen waarvan het duidelijk is dat die niet zomaar gemist kunnen worden.

Puntsgewijs kan Kentrek helpen bij:

• bibliotheekbeheer en nieuwsvoorziening
• vastleggen en beheren van uw vakkennis: handboeken, modellen, goede voorbeelden
• bijhouden en uitwisselen van expertise 
• gegevensrenovatie - actualiseren van uw bedrijfsgegevens en uw gegevensmodellen
• uitlijnen van werkprocessen en vakinformatie
• kennisscan - kwaliteitscontrole, compliance check en risico-analyse van de vakkennis
• kennisgovernance - structuur (organisatie en procedures) voor een bestendige kennishuishouding, die borgt dat de vakkennis compliant blijft.

Gegevensbeheer

Veranderingen in de omgeving van uw bedrijf hebben hun invloed op de gegevens die de kern vormen van uw bedrijfsvoering. Gedegen gegevensbeheer is daarmee cruciaal. Het is dan ook slim om op gezette tijden een onderhoudsbeurt van uw gegevensmodellen in te plannen. Dat is des te belangrijker op het moment dat u denkt over nieuwe automatisering of vernieuwing van bestaande programmatuur. U kunt namelijk veel beter vanuit de inhoud van het werk nadenken over uw bedrijfsgegevens dan vanuit de techniek.

Privacy, risk en governance

Kentrek heeft ruime ervaring met dienstverlening op het gebied van gegevensmodellering en kennismanagement. Het was een logische stap om als jurist én kennistechnoloog de blik te verbreden naar privacybescherming. Op het terrein van privacy en AI heeft de procesgedreven aanpak grote meerwaarde. Het zijn de terreinen waar een risicogedreven benadering van compliance en governance expliciet in het Europese wettelijke kader zijn (GDPR, Digital Governance Act) en wórden (Data Act en AI Act) ingebouwd.

De aanpak

Kentrek staat voor het systematisch nadenken over de kennis en expertise in uw organisatie. U krijgt weer zicht op de sterke kanten van uw bedrijf en uw mensen en kunt u die waar nodig verder versterken. De operationele werkprocessen zijn daarbij steeds het uitgangspunt.

Onderdeel van een netwerk

Kentrek is aangesloten bij WeLegal, een samenwerkingsverband van zelfstandig werkende juristen. Zo is Kentrek onderdeel van een flink netwerk, om desgewenst mee samen te werken om aanverwante juridische deskundigheid te mobiliseren.

Contact       

Natuurlijk kunt u geheel vrijblijvend contact met mij opnemen om te overleggen of Kentrek iets voor u of uw organisatie kan betekenen.
U kunt een e-mail sturen naar info@kentrek.nl met daarin uw contactgegevens en een korte vraag of opmerking. Ik neem dan zo snel mogelijk contact met u op. Uiteraard worden uw gegevens ook uitsluitend voor dat doel gebruikt.

Omdat de aard van mijn dienstverlening sterk variëert hanteer ik geen vast uurtarief. Als de inhoud en omvang van het werk duidelijk zijn geworden, kan ik een op maat gesneden vrijblijvende prijsopgave doen.

Natuurlijk is het ook prima als u gewoon een vraag hebt of wanneer er iets is waarover u graag van gedachten zou wisselen.

Anneke de Lange

Kentrek is gevestigd in Vlissingen, KvK-nummer 60039450